平成27年度 第5回役員会 議事録 日 時  平成27年9月18日(金)18時30分〜20時30分 場 所  愛光学園2階大会議室 出席者  末光名誉会長、亀井会長以下16名 T.審議事項  1.同窓会会費の改定について      (1)結論    ・来年度から、同窓会費を年額2,000円から3,000円に引き上げる。     ただし、在校生分については据え置きとする。   (2)趣旨説明    ・改定の背景について、再度亀井会長から趣旨説明があった。     @創立40周年のときに同窓会費の徴収を始めたが、年額2,000円で      スタートして以来、据え置いたままである。     A現在の繰越金は、在校生からの徴収分がほとんどであり、卒業生      からの会費収入はほぼ消えている。     B各地区の活動も活発化しており、各地区への補助金を充実させる      必要がある。     C創立70周年を迎えるにあたり、周年事業や校舎建て替えの寄付      も考慮する必要がある。   (3)議論    ・会費値上げの話をすると「何故なのか」「現状はどうなのか」「集     金方法はどのようになるのか」という質問が必ず寄せられると思う。     これらについて、事前に周知徹底を図っておくべきだと思う。    ・値上げによるメリットが、きちんと会員に伝わるような取り組みを     すべきだと思う。    ・以前は、予算の枠内で事業をするという捉え方だったが、そうでは     なく、充実した事業をするために必要な財源を確保するという考え     方をすべきだと思う。    ・そもそも、会費納入制度ということを知らない人が多い。会費納入     により同窓会活動が活性化し、自分たちもメリットを得られるとい     うことを周知すべきだと思う。      →会費値上げの背景や趣旨については、まもなく発行される同窓       会だよりの会長挨拶の中で述べているが、それとは別に来週の       理事会で、趣旨をまとめた文書を配布し、亀井会長が説明をす       ることにする。  2.各地区補助金の算定基準について   (1)各地区への補助金の現状     補助金      +     本部で負担している各地区のイベントの案内状の印刷費+郵送費 関東    関西    京滋    九州     平成23年度 500,000円 443,345円 50,400円 (未発足)     平成24年度 759,550円 372,915円 129,275円 155,150円 平成25年度 643,984円 289,258円 126,172円 144,850円     平成26年度 656,138円 288,074円 127,420円 153,008円          (2)会費値上げ後の地区補助金の割り振り試算    【配分の考え方】     @全地区への補助金は、年会費の○○%という総枠を決める。     Aそれを地区活動費分、地区総会補助分という二つの資金に分ける。     B地区活動費は各地区の会費支払い会員数で配分、総会費は総会への      参加学生数で配分する。    【配分例】     ※下記は考え方の説明のための例示であり、決定でも何でもない。          A.総年会費収入 11,190,000円 B.会費納入者数 関東 関西 九州 京滋 合計              761人 352人 180人 92人 1,385人     C.総会出席学生数 関東 関西 九州 京滋 合計              139人 1人 10人 18人 168人     D.地区補助予算枠(上記@・Aの20%)   11,190,000円 × 20% = 2,238,000円     E.地区活動総資金 (Dの40%) 2,238,000円 × 40% = 895,200円      これを各地区の会費納入者数(B)で比例配分する。              関東  895,200 × 761/1,385 = 491,875円  関西  895,200 × 352/1,385 = 227,517円  九州  895,200 × 180/1,385 = 116,344円  京滋  895,200 ×  92/1,385 = 59,465円     F.地区総会資金 2,238,000円 × 60% = 1,342,800円 (Dの60%)      これを各地区の総会出席学生数(C)で比例配分する。              関東 1,342,800 × 139/168 = 1,111,007円  関西 1,342,800 ×  1/168 = 7,993円  九州 1,342,800 ×  10/168 = 79,929円  京滋 1,342,800 ×  18/168 = 143,871円   G.各地区への補助金合計(E+F) 関東  491,875 + 1,111,007 = 1,602,882円  関西  227,517 + 7,993 = 235,509円  九州  116,344 + 79,929 = 196,272円  京滋  59,465 + 143,871 = 203,336円   (3)今後について     (2)の例の分配率(20%、40%、60%)を変えて、いくつかのパターンで     試算し検討する。     実際の運用は、再来年の総会以降になる。  3.会員ソフト改定について     ・井出副会長より、現行システムを調査した結果の問題点と要望事項      についての報告があった。     ・最大の問題点は、現在のシステムでは、2016年以降の同窓会費の      入力ができないことである。     ・さらには、現在のシステムでは名簿不掲載項目の管理ができない      ため、現住所に続けて「★名簿には掲載しない★」という文言を      入力していたり、郵便物不要者の管理ができないので、別にリスト      を作って、発送時にそれを手作業でチェックしているといった、      手間のかかる作業をしているといった問題点がある。     ・システム再構築には、8人月(1人の技術者が専念して8ヶ月)、      費用が4,060,000円(税別)かかることが報告され、承認された。  4.同窓会名簿(2016年度版)の作成について   (1)報告    ・井出副会長より、2015年9月8日に開催した第2回名簿作成委員会の     報告があった。      ・広告関連資料12,000部作成済み。      ・名簿のコンパクト化について検討中。      ・収支見通しを再検討中。      ・調査票の様式はハガキサイズとする案もあったが、割高となるため、       従来通りA4サイズの用紙とする。ただしカラーではなくモノクロと       する。      ・広告募集活動は、すでに開始している。   (2)意見    ・名簿代は従来通り1冊5,000円という前提で試算されているが、コンパクト     化によってコストダウンを図り、単価を下げることを検討してはどうか。     同窓会費を値上げすると、5年間会費15,000円と名簿代5,000円で2万円     となり、抵抗があるのでは。名簿が3,500円とか4,000円であれば、合計     18,500円とか19,000円ということであり、まだ払いやすいと思われるし、     却って名簿の購入数が増える可能性もある。    ・従来の名簿は、ただ氏名や住所が列挙されているだけで、若干味気ない。     同窓会長や学校長の挨拶、各期理事の氏名なども載せてはどうか。  5.同窓会メールアドレスについて    ・末光名誉会長より「同窓会メールアドレスは、利用が少ないので、総会     後、利用している人に廃止のご案内をしたうえで、廃止する」との報告     があった。  6.平成27年8月期の収支報告について    ・総会に報告する収支報告書が提示され、全員で内容を確認した。    ・出席していた菊池監事から、適正に処理されている旨の報告があった。       ・支出項目に「サーバー設置費用」があるが、正確には「レンタルサーバ     ー費用」なので、修正する。設置とすると、毎年設置しているような     誤解を生じる可能性がある。  7.9月26日全理事会の式次第について    ・本日の次第をベースに作成する。  8.10月24日同窓会総会の式次第について    ・本日の次第、全理事会の次第をベースに作成する。  9.その他   (1)校歌歌詞の改定の件      「頬赤らめし男の子々達の」の部分が、共学にそぐわないため、職員      会議での承認を経て、作詞者の日比野先生に改定を依頼する。本日の      職員会議で承認されたとのことである。   (2)総会時、愛媛県マスコット「みきゃん」来場      県から、総会の会場に「みきゃん」を派遣させて欲しいとの依頼が      校長あてにあったとのこと。了承した。   (3)その他     ・同窓会だよりが、本日9月18日に校了し、印刷にかかる。今月中には      発送の予定である。     ・10月25日のゴルフコンペは、20組中、半分程度の予約が入っている。      参加希望者は早めに申し込んで欲しい。     ・末光名誉会長が、9月19日からバンコクに赴き、現地在住の21期の山本      氏、28期の田附氏、40期の壇上氏らと会うことになっている。これを      機に、同窓会バンコク支部を立ち上げるように働きかけをしてくると      のことである。     ・校庭の人工芝の工事が完成し、すでに使用を始めている。10,500uの      広さである。9月25日にオープンセレモニーを行う予定で、プレスの      取材も入る見込み。なお、本日、FC今治の岡田武史オーナーが視察に      訪れていた。                                   以上